Política para el tratamiento de datos personales de BANCOLOMBIA S.A.

A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento BANCOLOMBIA S.A. está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política y su Sistema Integral de Gestión de Datos Personales:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley Estatutaria 1266 de 2008
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Decreto 1074 de 2015
• Circular 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio
• Circular 003 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio
• Y todas las demás normas que modifiquen, sustituyan y adiciones disposiciones al actual régimen de Protección de Datos Personales

BANCOLOMBIA S.A. responsable desde su actuar y guiado por sus valores corporativos, ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios.

En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países.

Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.

BANCOLOMBIA S.A. como Responsable del tratamiento velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información personal, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.

Sin perjuicio del cumplimiento del deber de reserva bancaria y de la Ley 1266 de 2008 que le corresponde a BANCOLOMBIA S.A., en su calidad de establecimiento de crédito, en esta Política se describen los lineamientos que se llevarán a cabo para proteger los datos personales de los titulares de la información y realizar un debido tratamiento de estos.

El tratamiento que se realice por parte de BANCOLOMBIA S.A. se basará en la autorización otorgada por el titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas.

Así mismo, BANCOLOMBIA S.A. en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al GRUPO CIBEST, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la información.

Se entenderán que son parte del GRUPO CIBEST, BANCOLOMBIA S.A. y las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior.

La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales BANCOLOMBIA S.A. realiza tratamiento de información personal.

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de BANCOLOMBIA S.A.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.
• Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
• Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Finanzas abiertas: La práctica en la cual las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia abren sus sistemas para que la información de los Consumidores financieros pueda ser compartida de forma estandarizada con otras entidades vigiladas o no vigiladas por la Superintendencia Financiera, con la autorización del Consumidor financiero y con el objetivo de que dichas entidades provean servicios a los Consumidores.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
• Sistemas Analíticos y de Inteligencia Artificial: aquellos que hacen uso de la capacidad computacional para la creación de algoritmos o combinaciones de ellos, los cuales, mediante un proceso previo de aprendizaje o entrenamiento, generan predicciones, contenidos, recomendaciones o decisiones a partir de los datos de entrada que reciben, con el objetivo de influir en entornos físicos o virtuales. Estos Sistemas pueden variar en su nivel de autonomía y capacidad de adaptación tras su despliegue. A su vez, abarcan varios subcampos, como el aprendizaje profundo, el procesamiento de lenguaje natural y el aprendizaje de máquinas, las diferentes técnicas estadísticas y econométricas, entre otros.
• Tercero Receptor de Datos: Persona jurídica a quien BANCOLOMBIA S.A. comparte información del titular, con previa autorización de este, y el cual trata los datos personales en el marco de las Finanzas abiertas con el objetivo de proveerles sus productos o servicios a los titulares.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para BANCOLOMBIA S.A. serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por BANCOLOMBIA S.A., ya sea directa o indirectamente.
• Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

BANCOLOMBIA S.A. tratará los datos personales de los titulares de la información de conformidad con los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: BANCOLOMBIA S.A. es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: BANCOLOMBIA S.A. tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.
• Principio de libertad: BANCOLOMBIA S.A. tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
• Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En BANCOLOMBIA S.A. está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: BANCOLOMBIA S.A. conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que les conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, BANCOLOMBIA S.A. no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Principio de seguridad: BANCOLOMBIA S.A. manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta.

BANCOLOMBIA S.A. solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

En virtud de su naturaleza y objeto social, BANCOLOMBIA S.A. recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.

La autorización que le otorgan los titulares de la información a BANCOLOMBIA S.A. permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral VIII de finalidades).

BANCOLOMBIA S.A. conservará prueba de dichas autorizaciones, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

La Autorización para el Tratamiento de Datos Personales otorgada por el Titular al momento de su vinculación como Cliente en Bancolombia, que puede consultar aquí, se entenderá como la autorización principal para el tratamiento de sus datos personales.

No obstante, en atención a la naturaleza de los productos y/o servicios que el titular adquiera y utilice, BANCOLOMBIA S.A. podrá recolectar autorizaciones adicionales para las finalidades específicas y con los datos personales estrictamente necesarios para la prestación de cada servicio. Dichas autorizaciones no sustituyen ni afectan la validez de la autorización principal, sino que la complementan, en cumplimiento de los principios de transparencia, finalidad y necesidad.

Así mismo, en BANCOLOMBIA S.A. cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

a. Datos sensibles

Para el tratamiento de datos sensibles, BANCOLOMBIA S.A. informará al titular de los datos lo siguiente:

• Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
• Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
• Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

b. Datos de niños, niñas y adolescentes.

BANCOLOMBIA S.A. se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Para efectos de cumplir lo anterior, BANCOLOMBIA S.A. actuará de conformidad con lo siguiente:

• Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.
• Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.

BANCOLOMBIA S.A. informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (2) datos de naturaleza pública, (3) casos de urgencia médica o sanitaria, (4) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas y, (6) bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

Las siguientes son las finalidades con las que BANCOLOMBIA S.A. realiza el tratamiento de la información personal:

Clientes y/o usuarios

Las siguientes son las principales finalidades con las que BANCOLOMBIA S.A. realiza el tratamiento de la información personal de sus clientes y/o usuarios:

• Validar, verificar y autenticar la identidad del cliente y/o usuario mediante mecanismos físicos, digitales y biométricos, incluyendo autenticación multifactor, con el fin de prevenir accesos no autorizados y suplantaciones de identidad.
• Establecer, mantener, desarrollar y terminar la relación contractual, así como administrar los productos y servicios financieros ofrecidos por BANCOLOMBIA S.A. y las Entidades a través de cualquier medio o canal.
• Realizar, procesar, autorizar y gestionar transacciones, generar comprobantes, registros operativos y trazabilidad de las operaciones realizadas por el cliente y/o usuario.
• Proteger la seguridad de los productos, servicios, cuentas, canales y recursos, mediante la detección, prevención, mitigación e investigación de fraudes, operaciones inusuales o actividades sospechosas, incluyendo el análisis del comportamiento transaccional, del dispositivo, del contexto de acceso y de los patrones de uso.
• Gestionar riesgos operacionales, tecnológicos, de seguridad de la información y de ciberseguridad, así como cumplir con las obligaciones relacionadas con la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo y demás actividades ilícitas, de conformidad con la normatividad aplicable.
• Operar, habilitar y administrar los canales digitales de BANCOLOMBIA S.A. y las Entidades, incluyendo la App y demás canales virtuales, lo cual podrá implicar el acceso a funcionalidades del dispositivo del titular, tales como cámara, geolocalización, sensores, información de conexión, identificadores del dispositivo, almacenamiento, contactos y notificaciones, exclusivamente para garantizar el funcionamiento del canal, la seguridad de las transacciones y la prestación del servicio solicitado.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQR), brindar soporte técnico, gestionar incidentes, realizar actualizaciones, mantenimiento y asegurar la continuidad, disponibilidad y estabilidad de los canales y servicios.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales, regulatorias y requerimientos de autoridades competentes, así como a políticas internas de conocimiento del cliente y gestión del riesgo.
• Realizar análisis, evaluaciones y clasificaciones de riesgo, incluyendo scoring, segmentación operativa y priorización, necesarias para la gestión de productos, servicios y relaciones comerciales.
• Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
• Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
• Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
• Recibir información por parte de BANCOLOMBIA S.A respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros;
• Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
• Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza.
• Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
• Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.
• Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con cualquier entidad del GRUPO CIBEST S.A., con otras entidades financieras o comerciales, con cualquier agente o sujeto del mercado financiero, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
• Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
• Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por BANCOLOMBIA S.A.
• Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
• Identificar de manera temprana transacciones fraudulentas, para el cumplimiento de obligaciones de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT).
• Implementar controles de seguridad adaptados a mi perfil de riesgo como usuario.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales y regulatorias del sector financiero.
• Implementar políticas de conocimiento del cliente.
• Clasificar el nivel de riesgo con el fin de actualizar mi información a partir del análisis realizado.

Previa autorización del titular y con el fin de operar los canales digitales de BANCOLOMBIA S.A. se realizarán los siguientes usos en los dispositivos electrónicos en los que sean utilizados los canales digitales: (i) mejorar la experiencia de nuestros canales digitales (ii) permitir el acceso a diversas funcionalidades (iii) brindar opciones de personalización (iv) gestionar la seguridad monitoreando, detectando y previniendo actividades sospechosas (v) compartir la información con terceros y/o aliados. De igual manera se podrán habilitar las siguientes funcionalidades al usar los canales digitales como App Mi Bancolombia y Sucursal Virtual Personas de BANCOLOMBIA S.A.:

• Acceso a la ubicación del dispositivo y al número de teléfono móvil para realizar una mejor gestión de la seguridad, monitorear, detectar, prevenir e investigar actividades sospechosas que supongan un riesgo de fraude para tus transacciones. También requerimos la ubicación del dispositivo para permitirte ubicar nuestros canales físicos más cercanos o solicitar turnos;
• Acceso a fotos, medios y archivos, para permitir la lectura de códigos QR o de barras o similares, personalizar los canales digitales, guardar imágenes de las transacciones realizadas y compartir con terceros o compartir documentos con Bancolombia;
• Acceso a cámara para leer códigos QR o de barras o similares, realizar biometrías faciales para autenticación o firma o realizar escaneo de documentos;
• Acceso a la información de conexión, id del dispositivo móvil, IP, inventario de las aplicaciones instaladas en el dispositivo e información del rendimiento de la aplicación con la finalidad de habilitar funcionalidades y de realizar una mejor gestión de la seguridad de tus canales y transacciones y de esta manera prevenir, detectar e investigar actividades sospechosas, proporcionar y ofrecer experiencias y productos personalizados;
• Acceso a la libreta de contactos y al registro de llamadas entrantes con la finalidad de identificar, prevenir, alertar y, cuando técnicamente sea posible, bloquear llamadas sospechosas que puedan representar un riesgo de fraude o afectar la seguridad de tus transacciones.

Bancolombia S.A. podrá utilizar la información que el cliente le suministre a cualquiera de las Entidades que integran el Grupo Cibest, con el fin de mantener actualizados sus datos en calidad de accionista de alguna o varias de dichas entidades. La información será tratada para la gestión de la relación como accionista, el cumplimiento de obligaciones legales y societarias, la gestión integral de los riesgos, así como para verificar la veracidad y actualización de los datos, conforme a la normativa vigente y los principios en materia de protección de datos personales.

Proveedores y aliados

La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Del mismo modo, se podrá solicitar información de empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con BANCOLOMBIA S.A, que, por la labor desempeñada, requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la organización.

Entre las finalidades para las que se realiza el tratamiento de la información del proveedor, se destacan las siguientes:

• Realizar el registro, evaluación, vinculación y administración de proveedores de BANCOLOMBIA S.A, así como la ejecución de los procedimientos internos asociados, incluyendo aspectos de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, operativos, logísticos, entre otros.
• Administrar, consultar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relación con la operación de BANCOLOMBIA S.A.
• Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
• Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de BANCOLOMBIA S.A.
• Realizar seguimiento y control en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo la verificación del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el Sistema de Seguridad Social.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.

Aspirantes y colaboradores

La información que BANCOLOMBIA S.A. recolecta de aspirantes a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso, el proceso de selección, y la vinculación del aspirante.

El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores se realiza acorde a la autorización previa, expresa e informada entregada por el titular. Las finalidades para este tratamiento obedecen a las atribuciones que se tienen dentro del marco de la relación laboral, para dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de la actividad como empleador, entre las cuales resaltamos las siguientes:

• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato.
• Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
• Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como el cumplimiento con estándares de ética e integridad establecidos por BANCOLOMBIA S.A.

Así mismo, se establecen otras finalidades encaminadas al cumplimiento de la propuesta de valor ofrecida al empleado, relacionadas con el ofrecimiento de beneficios propios y de terceros aliados, analítica, fines históricos, estadísticos y científicos.

Tratándose de exempleados, BANCOLOMBIA S.A. almacenará, aún después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana.
 

Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones

• Contar con información de cada uno de los empleados, del personal Outsourcing que labora al servicio de BANCOLOMBIA S.A. y de los visitantes que ingresen a los edificios de Dirección General o demás instalaciones de la organización.
• Controlar e identificar el acceso a las sedes administrativas de Dirección General.
• Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios, sucursales y otras instalaciones.

BANCOLOMBIA S.A. les informa a todos los titulares que los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad de las sedes administrativas, edificios, sucursales y otras instalaciones, que sean suministrados en documentos del personal de seguridad, y los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o en el perímetro de las instalaciones de BANCOLOMBIA S.A., se utilizan con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

Bancolombia S.A. podrá utilizar Sistemas Analíticos y de Inteligencia Artificial para el tratamiento de los datos personales de los titulares para las finalidades descritas en la sección anterior, las cuales podrán operar de manera independiente o integrada, conforme a la naturaleza del servicio, la autorización otorgada por el titular, la ejecución de la relación contractual, cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias propias del sector financiero y garantizará los derechos de los titulares, así como los canales para ejercerlos, los cuales se detallan más adelante. El Tratamiento se realizará de manera proporcional a las finalidades que lo justifican, procurando que este sea idóneo, necesario y razonable frente al objetivo perseguido.

Estos Sistemas están diseñados para tomar decisiones automatizadas o asistir a tomadores de decisiones humanos mediante recomendaciones y predicciones, analizar grandes volúmenes de datos para identificar patrones y tendencias, entrenar modelos, generar perfiles de comportamiento, riesgo, consumo y preferencias, realizar puntuación crediticia y evaluación de riesgo, detectar anomalías, fraudes y operaciones sospechosas en tiempo real, personalizar servicios y ofertas, optimizar procesos operativos y predecir comportamientos financieros y comerciales futuros, entre otros.

En línea con lo anterior, algunas de las actividades desplegadas por los Sistemas Analíticos y de Inteligencia Artificial podrían implicar la toma de decisiones automatizadas respecto a scoring crediticio, clasificación de riesgos, propensión de compras, perfilamientos, priorización de ofertas que podrían producir efectos jurídicos o impactos en relación con el acceso de los clientes y/o usuarios a productos financieros, condiciones comerciales o continuidad del servicio. Cuando la naturaleza del producto, el nivel de riesgo o la normatividad aplicable lo requieran, dichas decisiones contarán con instancias de supervisión, validación o intervención humana para asegurar que el tratamiento se lleve a cabo de conformidad con las normas y políticas aplicables.

BANCOLOMBIA S.A. participa en el sistema obligatorio de Finanzas Abiertas en su calidad de entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC). En el marco de este ecosistema, recopila y trata datos personales de los titulares y habilita el acceso a sus sistemas a otras entidades, actuando tanto como proveedor de datos como tercero receptor de datos.

En su rol como tercero receptor, BANCOLOMBIA S.A. tratará los datos personales de los titulares con el fin de diseñar y ofrecer productos y servicios de agregación de información e iniciación de pagos, ajustados a sus necesidades, de conformidad con la autorización previa, expresa e informada otorgada por los titulares para el tratamiento de sus datos personales.

Dicho tratamiento se realizará en observancia de los principios de seguridad, confidencialidad, acceso y circulación restringida, veracidad o calidad de la información, así como de transparencia, garantizando en todo momento una gestión responsable, segura y conforme al marco normativo aplicable en materia de protección de datos personales y finanzas abiertas.

Bajo este entendido, los titulares podrán autorizar el tratamiento de sus datos personales que reposen o que vayan a ser objeto de tratamiento por BANCOLOMBIA S.A.

BANCOLOMBIA S.A. velará por el derecho de los titulares a decidir si comparten sus datos personales con terceros, con quién comparten su información, por cuánto tiempo será dicha autorización y con qué finalidad específica quiere que sus datos sean utilizados. En consecuencia, la autorización para el tratamiento de sus datos personales otorgada a BANCOLOMBIA S.A. contendrá la siguiente información:

1. La identificación del tercero receptor de datos, su razón social y su domicilio.
2. Los datos específicos que autoriza transferir al tercero receptor de datos.
3. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales por parte del tercero receptor de datos.
4. La finalidad específica para la cual el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales.
5. El tiempo de la finalidad para la cual el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales.

Como participante en el ecosistema de Finanzas Abiertas, BANCOLOMBIA S.A. pone a disposición del titular el sitio https://www.bancolombia.com/acerca-de/finanzas-abiertas, donde el titular de los datos encontrará:

• Ubicación de los derechos y responsabilidades derivadas del tratamiento de datos en el marco de las finanzas abiertas.
• Procedimientos para consultar permanentemente, actualizar y/o revocar la autorización de tratamiento de datos; así como los procedimientos que permitan la supresión de los datos personales.
• Ubicación de los canales dispuestos por la entidad para la atención de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de los datos personales.
• Información de contacto de los terceros receptores de datos para la atención de consultas y reclamos presentados por los titulares de los datos.

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por BANCOLOMBIA S.A. durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.

Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por BANCOLOMBIA S.A. podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y ser informados del tratamiento que BANCOLOMBIA S.A realiza sobre los datos personales.
• Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
• Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que BANCOLOMBIA S.A. presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de BANCOLOMBIA S.A.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con la ley.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

BANCOLOMBIA S.A. como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
• Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
• Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
• Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
• Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable BANCOLOMBIA S.A., cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por BANCOLOMBIA S.A. o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, BANCOLOMBIA S.A. deberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por BANCOLOMBIA S.A.
• Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Implementar medidas técnicas y organizativas tales como políticas internas, protocolos de seguridad y auditorías que busquen garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos. A esto se le conoce como el principio de responsabilidad demostrada.

Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:

a. Consultas

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de BANCOLOMBIA S.A.

De acuerdo con lo anterior, BANCOLOMBIA S.A. garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.

Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por BANCOLOMBIA S.A.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

b. Reclamos

Corrección, actualización, supresión y revocatoria

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de BANCOLOMBIA S.A. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo los requisitos del artículo 15 de la mencionada ley.

Requisitos para presentar un reclamo:

• Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
• Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
• Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
• Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.

En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, BANCOLOMBIA S. A. entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando BANCOLOMBIA S.A. no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.

En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos.

Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante BANCOLOMBIA S.A., como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Supresión de la información

En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal deberá tener en cuenta que BANCOLOMBIA S.A. analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra BANCOLOMBIA S.A.

Revocatoria de la autorización

En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, BANCOLOMBIA S.A. analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede.

No obstante, no procederá la revocatoria de la autorización en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra BANCOLOMBIA S.A.

Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.

BANCOLOMBIA S.A. tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.

• Sucursales físicas: los titulares de la información pueden acercarse a cualquiera de las sucursales de BANCOLOMBIA S.A. y presentar su solicitud dentro de los términos establecidos por la ley.
• Sucursal telefónica: para realizar una reclamación acerca del manejo de datos personales los titulares de la información pueden comunicarse de la siguiente manera: Medellín: +57 (604) 510 9000 - Bogotá: +57(601) 343 0000 - Barranquilla: +57 (605) 361 8888 - Cali: +57 (602) 554 0505 - Bucaramanga: +57 (607) 697 2525 - Cartagena: +57 (605) 693 4400 - Pereira: +57 (606) 340 1213 - Resto país: 018000 912345.
• Sucursal virtual personas: a través de la opción "Actualizar Datos".
• Página web: En la página web oficial https://www.bancolombia.com/personas el titular de la información puede conectarse con el Banco utilizando los siguientes medios: “Chatea con nosotros”,“Llámanos”, “Déjanos Llamarte” y “Visítanos”. Además, se puede diligenciar el formato virtual que allí se encuentra, incluso para sugerencias, felicitaciones o solicitudes de información.
• Así mismo, tenemos canales de radicación como son a) Redes sociales, b) Fuerza comercial especializada, c) Oficinas de servicios empresariales, y d) APP Bancolombia.

La Sucursal virtual personas a través de la opción “Actualizar Datos” es un canal adicional habilitado, de forma puntual, en caso de que el titular de la información requiera modificar, cambiar y/o actualizar su información personal.

Otros canales de comunicación

El Defensor del Consumidor Financiero está atento a resolver cualquier inquietud y colaborar con las necesidades de los consumidores conformidad con los requerimientos previstos para el acceso y tipo de solicitud.

Eventualmente BANCOLOMBIA S.A., como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.

BANCOLOMBIA S.A. está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia.

En virtud de esta relación de intercambio, BANCOLOMBIA S.A. ha adoptado diversos lineamientos para la relación con terceros, con el fin de proteger la información objeto de esta actividad.

En aras de proteger la información, BANCOLOMBIA S.A. verificará si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia.

En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, BANCOLOMBIA S.A. velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.

En atención a lo anterior, BANCOLOMBIA S.A., sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el régimen de protección de datos personales en Colombia.

En este sentido, BANCOLOMBIA S.A. podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales. De tal forma que se podrá solicitar una revisión y supervisión de forma eventual o periódica, del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la gestión realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que podrán coordinarse para validar el cumplimiento.

BANCOLOMBIA S.A. con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento, la seguridad, la experiencia del usuario y la mejora continua de sus plataformas digitales, utiliza cookies propias y de terceros. Estas tecnologías permiten: (i) habilitar funcionalidades estrictamente necesarias; (ii) medir y analizar el desempeño y la interacción con el Sitio; (iii) recordar preferencias y ofrecer experiencias personalizadas; y (iv) presentar publicidad relacionada con los intereses del usuario; entre otros.

Para más información sobre el uso de las cookies en el sitio web, puede consultar la política sobre cookies que ha establecido BANCOLOMBIA S.A.: Política de Cookies.

En virtud, de la presente política, BANCOLOMBIA S.A. podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.

Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web https://www.bancolombia.com/personas, o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.