¿Cómo hacer un presupuesto en las pymes? Claves y consejos

El presupuesto en una empresa es una herramienta gerencial esencial para tomar decisiones a corto, mediano y largo plazo. ¿Ya tienes listo el presupuesto del negocio? Si aún no lo has estructurado o estás en proceso, esta guía te ayudará a definirlo mejor y a evitar los errores más comunes.

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Contenido del artículo

- ¿Qué tan efectivo es el presupuesto de tu empresa? Test para descubrirlo
- 6 claves para elaborar el presupuesto de la empresa
- Consejos para hacer un presupuesto efectivo

¿Qué tan efectivo es el presupuesto de tu empresa? Descúbrelo aquí

Piensa en el presupuesto de años anteriores o en el que estás estructurando actualmente y responde estas 3 sencillas preguntas:

• Según Carlos Mauricio Reyes Amaya, socio y gerente de la firma CR Consultores, experto en finanzas, impuestos y mercado de capitales, uno de los errores más comunes de las empresas es elaborar un presupuesto que no tiene sustento en la realidad, lo que implica estar cambiándolo continuamente.
• Asimismo, es común en las empresas que se delegue la construcción del presupuesto a una sola persona, lo que genera el riesgo de omitir todos los gastos, costos e inversiones necesarias, pues su mirada es limitada. Por ello, se insiste en la participación, que sería lo ideal, o por lo menos consultar con todas las unidades.
• El último error más común en presupuestos es que las empresas usan modelos de excel que se encuentran en la web. Este tipo de hojas de cálculo genéricas no están diseñadas para todo tipo de empresas por lo que se quedarán cortas en la información que se debe registrar. Cada empresa requiere un diseño acorde a su actividad económica y metas trazadas.

Si incurres en las tres situaciones o en alguna de ellas, no te preocupes. Te compartimos una guía con las claves y consejos de los expertos para que diseñes un presupuesto a la medida de tu empresa.

“Un presupuesto será efectivo en la medida que nos sirva para tomar decisiones y que se pueda monitorear con la ejecución de las operaciones”, Carlos Mauricio Reyes Amaya, socio y gerente de la firma CR Consultores.

6 Claves para elaborar el presupuesto de la empresa

El presupuesto es una brújula que permite a una empresa proyectar cómo va a gestionar sus recursos a lo largo del año y, después, realizar el seguimiento para verificar si lo que planeó se está llevando a cabo y, en caso de no ajustarse a lo previsto, tomar correctivos que permitan cumplir las metas planteadas.

Pero la gestión presupuestal no está centrada únicamente en el gerente. Por el contrario, los líderes de cada área deben tener claro el presupuesto que les compete gestionar y que apalanca los recursos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y metas de negocio.

Para Carlos Reyes, de CR Consultores, el presupuesto es una proyección financiera, y además de cumplir con esta función es la base para verificar cómo va la ejecución. Para diseñarlo de manera efectivo se recomiendan aplicar estas 6 claves:

1. Cada área funcional de la empresa debe determinar cuáles son las proyecciones del siguiente año: cuánto van a vender y qué costos y gastos conllevarán las operaciones a desarrollar. Es decir, deben estar claros los objetivos y las metas trazadas.
2. La gerencia debe integrar la información de todas las áreas en un presupuesto general, que será la principal herramienta de trabajo para la empresa.
3. Este presupuesto deberá contemplar, con base en los objetivos, los ingresos esperados y a partir de allí identificar los costos que se generarán con los proyectos actuales y nuevos, gastos detallados y las inversiones que se requieran hacer para lograr las metas.
4. Hay que incluir un ítem para imprevistos. Si bien es cierto que se debe proyectar con gran detalle cada gasto, no faltan los contratiempos externos o internos.
5. La proyección de ingresos debe hacerse teniendo en cuenta la realidad de la economía del país, así como de la dinámica que registran las empresas del sector a nivel nacional e internacional.
6. Los presupuestos de cada área están interrelacionados. De esa forma, si el área de ventas se traza una meta, esta tiene que estar vinculada con la unidad de producción, que tendrá que prepararse para generar las unidades que planea vender la empresa, la de compras proyectará los insumos y suministros que se requieren para la producción, y el área financiera tendrá que definir los recursos financieros requeridos para apalancar las ventas.

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Consejos para hacer un presupuesto efectivo

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• Elabora el presupuesto a conciencia, no por cumplir con una tarea. El presupuesto será útil y efectivo en la medida que se planee mejor y no se excluya ninguna actividad.
• El presupuesto es una herramienta dinámica, y si se requiere se deben hacer los cambios correspondientes, ojalá a tiempo.
• Evita confundir presupuesto con el flujo de caja (entradas y salidas netas del dinero), porque este es una herramienta específica para planear y gestionar la liquidez de una empresa, aunque va atada también a lo establecido en el presupuesto.
• Para que el presupuesto sea efectivo, la planeación de la empresa también debe serlo. Así que sentarse a revisar la visión, los objetivos de corto, mediano y largo plazo, y establecer metas, teniendo en cuenta la realidad económica, garantizarán que el ejercicio presupuestal conlleve una gran gestión.

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