Solicitar u otorgar vacaciones son procesos comunes en las organizaciones, pero a menudo se originan dudas sobre cómo resolver desde la cuestión más sencilla hasta casos excepcionales. Aquí te damos información detallada.

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Las vacaciones son un tiempo de descanso al que tienen derecho los trabajadores, que se considera esencial para que se recuperen mental, emocional y físicamente después de un largo periodo de trabajo. Para liquidarlas existen reglas precisas.

Sin embargo, en la práctica se dan algunas excepciones que vale la pena conocer con el fin de calcular correctamente la remuneración que tiene derecho a recibir cada trabajador y cómo actuar ante esos casos que solo se presentan eventualmente.

Entonces ¿cómo se liquidan las vacaciones en Colombia? Según el abogado laboralista Mauricio Baquero, quien dirige el Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación de la Pontificia Universidad Javeriana, es importante considerar que la decisión sobre las vacaciones no debe ser abrupta ni impuesta; por el contrario, es una decisión concertada. En ese sentido:

  • Se pueden otorgar de oficio y unilateralmente por parte del empleador o a petición del trabajador.
  • El empleador debe comunicar la decisión con un preaviso de 15 días y el trabajador cuando las solicita debería considerar también este plazo.
  • De esta forma, en ambos casos, se garantiza que no haya interrupciones en los procesos a cargo del trabajador y que este pueda disfrutar su tiempo libre cuando también sea conveniente para él.
  • La ley establece que las vacaciones se concederán siempre y cuando las razones del servicio que presta el trabajador lo permitan.

 

Modalidades de vacaciones vigentes
  • No existe una única forma de aprovechar las vacaciones, de hecho, las de quienes trabajan tiempo completo se pueden otorgar de dos maneras:

    • Compensación en tiempo: por cada 365 días o año de trabajo, un empleado tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones. Por días hábiles se entiende de lunes a viernes o de lunes a sábado, si la empresa labora este último día también. Para calcularlas, se toma como base el salario que esté devengando al momento de solicitarlas y se excluye el pago que recibe por horas extra, dominicales, festivos o turnos nocturnos.
    • Compensación en dinero: por cada 365 días o año de trabajo, un empleado puede compensar en dinero solo nueve de los 15 días que le corresponden de vacaciones. El resto de días, necesaria y obligatoriamente, debe disfrutarlos en tiempo, pues el objetivo es que pueda acceder a un tiempo de descanso. Esta liquidación incluye todos los factores salariales, como sueldo básico, horas extra, recargos nocturnos, etc. Para acudir a esta modalidad, se requiere una solicitud expresa del trabajador a su empleador y un documento escrito que dé cuenta del acuerdo entre ambas partes.

     

     

    Datos básicos para liquidar las vacaciones
  • Existen dos datos clave que se deben tener en cuenta al liquidar las vacaciones de un trabajador a tiempo completo:

    • Fecha de ingreso: por regla general, las vacaciones se causan u otorgan por cada año de servicios ininterrumpidos. Es decir que, la fecha de ingreso marca el inicio del periodo desde el cual se debe empezar a contar un año de servicios y así sucesivamente año por año.
    • Salario: las vacaciones siempre se liquidan sobre el último salario devengado por el trabajador o, en otras palabras, por el salario que esté ganando al momento de liquidársele las vacaciones. Es importante aclarar que, si a un trabajador le suben el sueldo mientras está en vacaciones, no tiene derecho a que estas se le reliquiden o reajusten con el nuevo salario porque la norma es clara con respecto a que estas se calculan según el último salario ganado antes de tomarlas.

     

    Para calcular en términos de dinero cuánto debería recibir un trabajador por sus vacaciones, se divide el salario mensual en 30 para conocer cuál es su salario diario. Este se multiplica por los días de vacaciones que vaya a tomar, es decir los 15 días hábiles más los sábados, domingos o festivos incluidos entre la fecha de su salida y la de su regreso. Esto se debe a que el salario que recibe el empleado por vacaciones es igual al que percibe cuando está trabajando, por lo que, el número de días que una persona sale a vacaciones puede no ser igual al de otra, a pesar de que ambas tomen 15 días hábiles.

    Fórmula para liquidar las vacaciones

    El mismo cálculo aplica para las personas que, por diferentes circunstancias, decidan tomar más de 15 días hábiles (si tienen días acumulados) o menos de 15 días hábiles (cuando quieren tomar primero seis días hábiles y dejar para después los demás).

    Lo anterior también resulta útil cuando un trabajador deja su cargo en la empresa porque, en este caso, también se le debe reconocer en dinero su derecho a las vacaciones en la liquidación final. Así, si el empleado lleva trabajando 10 meses en la empresa, por ejemplo, y se retira, el número de días trabajados se divide en 360 y se multiplica por 15. El resultado se multiplica por el salario diario y así se sabe cuánto dinero le corresponde por vacaciones, aunque no haya cumplido un año de servicios.

     

     

     

    ¿Se incluyen el auxilio de transporte, bonificaciones y parafiscales?
  • Una de las preguntas más frecuentes acerca de este tema es si el auxilio de transporte se tiene en cuenta para liquidar vacaciones. Al respecto, Mauricio Baquero, uno de los árbitros elegidos por la Corte Suprema de Justicia para integrar los Tribunales de Arbitramento Obligatorio en materia laboral para el periodo 2021-2022, afirma que no.


    Por el contrario, se deben incluir en la liquidación de las vacaciones las bonificaciones salariales que recibe el trabajador; entre ellas, están las comisiones que, según la ley, son la retribución por el servicio que presta el trabajador al lograr un resultado. Como son variables, la empresa debe sacar el promedio de las comisiones obtenidas por el trabajador en los últimos 12 meses y usarlo en la liquidación de las vacaciones.

    Por otro lado, mientras un trabajador disfruta de sus vacaciones, la empresa a la que pertenece está en la obligación de continuar realizando sus cotizaciones a la EPS (Entidad Prestadora de Salud) y a la AFP (Administradora de Fondos de Pensiones), pues las vacaciones no suspenden el contrato de trabajo.

    Esto significa que sigue en ejecución, mientras la persona descansa. Y que, en el caso de que haya que liquidar prestaciones o acreencias por antigüedad, como una indemnización por despido sin justa causa, el tiempo de las vacaciones no se descuenta al momento de establecer la antigüedad del empleado.

    Con la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) ocurre el caso opuesto, pues como durante las vacaciones no hay factores que con razón del trabajo puedan amenazar la salud o integridad física del trabajador, el empleador está en el derecho de reportar la novedad a la ARL para no cotizar por este rubro durante ese periodo de tiempo.

     

     

     

    ¿Se pueden acumular los periodos de vacaciones?
  • Aparte del aspecto económico es vital tener presente el factor tiempo, especialmente si la empresa se halla frente a un caso de un trabajador que tiene periodos de vacaciones acumulados.

    Al respecto, Baquero señala que la ley es enfática en afirmar que, como el trabajador debe disfrutar al menos seis días de vacaciones por año, solo podría acumular hasta nueve días correspondientes a ese mismo periodo de tiempo trabajado.

    Por lo tanto, si un trabajador no puede disfrutar de las vacaciones completas porque su labor se lo impide o por motivos personales, el experto aconseja acudir a figuras como la compensación de las vacaciones en dinero, de manera que no crezca el periodo acumulado y se haga más complejo de administrar.

     

    Comillas

    “Las vacaciones prescriben a los cuatro años y esto se debe considerar, así como el hecho de que no tomarlas puede conducir a que el trabajador incurra en enfermedades, accidentes o riesgos laborales por renunciar a su propio descanso”.

    Mauricio Baquero, abogado laborista

     

    ¿Cómo afrontar casos fortuitos sobre las vacaciones?

    Las empresas están llamadas a contemplar casos excepcionales con respecto a las vacaciones de sus empleados en caso de presentarse. Algunos de los más comunes son:

    • Un trabajador sale a vacaciones y no se reintegra en la fecha acordada: antes de salir a vacaciones, el empleador entrega al trabajador una comunicación escrita sobre las fechas y condiciones de pago. Si el empleado no regresa a su sitio de trabajo, cuando lo haga debe tener una justificación de fuerza mayor. En caso de que no la tenga, incurre en una falta y el empleador puede hacer uso de su derecho a terminar justificadamente esa relación laboral.
    • Un trabajador sale a vacaciones y trabaja para otras compañías: si tiene pactada la exclusividad con su empleador, incurre en una falla que es causal (justa) de despido.
    • La empresa solicita al trabajador interrumpir sus vacaciones: esto sucede cuando el trabajador es requerido para resolver una urgencia. En este caso, puede reintegrarse, pero casi nunca sucede que devuelve el dinero de sus vacaciones. Por el contrario, queda en su haber con un tiempo que no disfrutó. Entonces, la empresa debe darle la posibilidad de que lo haga, sin que por esto deba pagarle más dinero.
    • La empresa aprueba las vacaciones de un trabajador, pero le solicita que trabaje durante ese tiempo: como el trabajador tienen derecho a disfrutar de sus vacaciones, es mejor convenir con él si pueden postergarse en caso de que su presencia sea indispensable en la empresa. En estas situaciones debe primar el diálogo.

     

    ¿Cómo se liquidan las vacaciones colectivas?
  • En Colombia, además de las vacaciones que se toman por cada año de servicios, existen las vacaciones colectivas. Estas son comunes en empresas o entidades cuya operación es fuerte durante ciertas épocas del año y menos agitada en otras temporadas o, incluso, en organizaciones que cesan sus actividades durante algunos meses del año.

    Hacen parte de este grupo los colegios, las universidades y algunas entidades del Estado que dejan de operar entre diciembre y enero, por ejemplo.

    En este caso, quienes cumplen un año de trabajo cuando la organización interrumpe sus actividades salen a vacaciones normalmente. A quienes no han cumplido un año de trabajo, se les envía a vacacionar y se les liquida según los mismos términos de las vacaciones que se otorgan por año de servicios.

    La diferencia radica en que, cuando estas personas cumplan un año de servicios, se entenderá que ya obtuvieron el derecho a gozar de sus vacaciones.

     

    Vacaciones anticipadas
  • Existe el caso de compañías que permiten las vacaciones anticipadas, es decir, que un trabajador salga a disfrutarlas sin haber cumplido un año de trabajo.

    De acuerdo con el abogado laboralista Mauricio Baquero, “esto solo es viable cuando hay una norma que lo respalde, como la que entró en vigencia por la pandemia. No es lo acostumbrado ni lo que permite en general la ley”.

    Sin embargo, se acude a esta figura cuando los trabajadores perciben que la fecha oficial para sus vacaciones no coincide, por mencionar un caso, con las vacaciones de sus hijos.

    Si esta situación se presenta, se recomienda a las empresas que se firmen documentos de respaldo en los que conste que el trabajador solicita y autoriza que esas vacaciones se las carguen para cuando cumpla el año de trabajo.

    Con respecto al pago, aplican las mismas condiciones que cuando una persona ya cumplió su año de trabajo. Pero si el trabajador se retira cuando ya ha disfrutado sus vacaciones anticipadas y antes de cumplir un año de trabajo, deberán descontarse de la liquidación final de prestaciones sociales.

     

    Así se liquidan las vacaciones parciales y de trabajadores de medio tiempo
  • Una empresa también puede enfrentarse a casos de liquidación de vacaciones parciales o de vacaciones de empleados de medio tiempo. Esto es lo que se debe tener presente en cada caso:

    • Vacaciones parciales: los trabajadores deben tomar como mínimo seis días de vacaciones al año seguidos. Los demás días (nueve) se pueden fraccionar como empleadores y empleados lo convengan. También se pueden acumular para el año siguiente y hasta por cuatro años. Estas liquidaciones se hacen normalmente, teniendo en cuenta el último salario devengado por el trabajador antes de salir a vacaciones, los días que tomará y lo recibido por comisiones, horas extra o dominicales, según corresponda.
    • Trabajadores de medio tiempo: al igual que los trabajadores a término indefinido, tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de trabajo ininterrumpido. Aunque un trabajador, por ejemplo, solo labore lunes y miércoles, sus 15 días hábiles de vacaciones se cuentan de corrido porque, de lo contrario, las vacaciones de este trabajador podrían durar más de un mes.
    • Salario integral: por último, cabe resaltar que los empleados que devengan el salario integral ($11.810.838) tienen derecho a tomar vacaciones en las mismas circunstancias de los demás.

     


     

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    Fórmula para liquidar las vacaciones de los empleados en Colombia.

    Ten en cuenta

    El Código Sustantivo del Trabajo es la norma que se debe consultar para resolver dudas sobre cómo se liquidan las vacaciones de los trabajadores.

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