Prepárate para implementar la factura electrónica

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Implementación

No esperar las fechas límite para empezar la implementación. Las empresas que en este momento no estén obligadas para septiembre, sino para enero, deben comenzar de una vez analizando el impacto que la facturación electrónica va a generar en sus procesos administrativos y financieros.

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Documentación sobre Facturación electrónica

Documentarse sobre toda la legislación relacionada con la facturación electrónica, decretos y demás.

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Asesoría de un aliado experto

Conseguir un aliado experto que preste asesoría en la forma en la se que deben adoptar los cambios, teniendo en cuenta todos los procesos de la empresa. Este aliado debe tener la capacidad y la experiencia no solo de desarrollar tecnológicamente el proyecto, sino que además debe entender la legislación y saber cómo adaptarla a la actividad económica de cada organización.

“La factura electrónica va a impactar muchos procesos. No es un tema solo tecnológico, sino que impacta los procesos comerciales, contables, logísticos, de abastecimiento, de cartera, entre otros”. Juan Felipe Uribe, gerente de Desarrollo de Nuevos Negocios de Grupo Bancolombia

¿De qué depende el costo de la implementación de la factura electrónica?

Los costos de desarrollo dependerán de la implementación tecnológica y de variables como el ERP (Enterprise Resource Planning) o el software contable que tenga la empresa. También influirá el nivel de integración entre la organización y el proveedor, y el número de facturas y otros documentos que se emitirán o se recibirán de manera electrónica mensualmente. Cabe resaltar que los gastos de implementación solo se deben pagar una vez, pero los costos asociados a la operación son mensuales y van a estar definidos por el número de facturas emitidas o recibidas y las notas crédito que realice la empresa.

Las empresas que cumplan con estos requisitos serán autorizadas por la DIAN para ser proveedores tecnológicos de factura electrónica por cinco años. Al 18 de junio de este año, la DIAN había autorizado a 54 compañías a brindar este servicio.

Bancolombia acompaña a las pymes en este proceso

En Bancolombia queremos acompañar a las pymes a través de la alianza con Carvajal Tecnología y Servicios. De esta forma buscaremos integrar los servicios de facturación electrónica que presta nuestro aliado, con los servicios financieros de Bancolombia de Cash Management  y de Factoring , de tal manera que haya un flujo electrónico de documentos e impactemos los procesos asociados con facturación, recaudo y conciliación.

Carvajal presta un servicio de acompañamiento, asesoría, cambio en los procesos y desarrollo tecnológico y nosotros lo queremos complementar con nuestros servicios. Al final lo que vamos a ver es un impacto muy positivo en esos productos de facturación, recaudo y conciliación.

¿Qué ventajas tiene esta alianza para los clientes Bancolombia?

• Hoy los procesos de facturación, recaudo y conciliación son aún muy manuales en la mayoría del segmento mipyme. Con la alianza las empresas se beneficiarán con la optimización de estos procesos.
• La calidad de la información que reciben las empresas. Gracias a la alianza, nuestros clientes pueden identificar fácilmente la cartera que está siendo pagada, ya sea que la reciban a través de un convenio de pagos o uno de recaudos.
• Adicionalmente, como estamos conjugando los productos de Cash Management  y Factoring , vamos a poder operarlos sin requerir tanta operatividad. Al final se va a traducir en la posibilidad de contar con más capital de trabajo disponible, mediante operaciones de Factoring.
• La seguridad y la disponibilidad. La Plataforma de Carvajal para facturación electrónica se encuentra alojada en la Nube en servidores de Amazon, un proveedor reconocido en el ámbito internacional por los estándares de seguridad. Adicionalmente, esta plataforma se encuentra alojada en la Nube, lo que significa que no tiene restricciones cuando requiera manejar un mayor volumen de información, porque el procesamiento es fácilmente ampliable.
• En el mercado encontramos proveedores de tecnología que tienen experiencia basada en el desarrollo de las tecnologías pero no han tenido un bagaje importante en el manejo o entendimiento de los procesos asociados a la facturación y a las carteras que tienen una normativa cambiante, por lo tanto es importante tener un aliado que más allá del desarrollo tecnológico, entienda muy bien los procesos, porque como hemos hablado, la adopción de la factura electrónica tiene impacto en distintas áreas de la compañía.