Firma digital y electrónica de contratos de trabajo: todo lo que debes saber sobre el Decreto 526 de 2021

Conoce las implicaciones que tiene para las empresas el Decreto 526 de 2021, que regula la firma electrónica de los contratos laborales de trabajo. Esta medida ofrece beneficios tanto para las empresas como para los trabajadores. Lee más aquí.

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Contenido del artículo

- Firma electrónica de contratos de trabajo: Decreto 526 de 2021
- ¿Qué es una firma digital y una electrónica?
- Tips para implementar la firma electrónica en contratos de trabajo
- Así se firma electrónicamente un contrato laboral
- Cinco datos que debes tener en cuenta sobre la firma electrónica de contratos laborales

Firma electrónica de contratos de trabajo: Decreto 526 de 2021

El cambio que generó la pandemia por el covid-19 en la forma de trabajar, que parecía ser cuestión de unos pocos meses, llegó para quedarse. Hoy, un año y unos meses después de haberse declarado la pandemia en Colombia y de la progresiva reactivación de la economía, muchos colombianos siguen trabajando en su casa.

De ahí que se tuviera que actualizar la regulación del trabajo en casa con la reciente promulgación de la Ley 2088 del 12 de mayo de 2021. Estos cambios incluyeron la forma de adelantar los procesos de contratación, de manera que la distancia no fuera un impedimento para reclutar al mejor talento.

Sin embargo, en esa cadena faltaba perfeccionar un eslabón: ¿cómo hacer la firma de contratos, de forma eficaz y segura, si el empleador y el empleado no pueden encontrarse físicamente para poner sus rúbricas en el papel -como en los viejos tiempos-?

La solución llegó con el Decreto 526 del 19 de mayo de 2021, promulgado por el Ministerio del Trabajo. De acuerdo con Martha Cecilia Moreno, presidenta de Certicámara S.A., esta norma es un avance en el proceso de democratización y modernización de la forma como se hace la contratación laboral en el país.

“Básicamente, lo que dice el decreto es que los contratos de trabajo se pueden firmar entre personas naturales o jurídicas mediante la firma electrónica, con altos estándares de seguridad. Esta firma puede corresponder únicamente al trabajador, al empleador o a ambas partes”, afirma Moreno.

Tal como ocurre con la firma sobre papel, con la electrónica se tiene la certeza de que el trabajador acepta las condiciones que están descritas en su contrato de trabajo y, paralelamente, acepta las responsabilidades que representa el cargo para el cual está siendo contratado.

¿Qué es una firma digital y una electrónica?

Aunque suelen confundirse, son dos mecanismos con sus propias particularidades, atributos y alcances, por lo cual es importante determinar el más adecuado y conveniente, sobre todo a la hora de firmar contratos laborales.

Tanto la firma digital como la firma electrónica son la consecuencia de la validación de identidad de una persona.

Si bien el Decreto 526 de 2021 habla sobre regular la firma electrónica, también establece que para la suscripción de un contrato individual de trabajo puede ser usada cualquiera de las modalidades de firma electrónica que existen:

• Firma digital: se encuentra definida en la ley 527 de 1999 como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático y vinculando a una clave al firmante, permite determinar la identidad del titular, así como garantizar que el mensaje no ha sido modificado. Esta firma implica la existencia de un certificado emitido por una Compañía acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
  
  La firma digital es el método o el tipo de firma más segura, ya que además de garantizar la autenticidad e integridad del documento, es el único tipo de firma que no puede repudiarse. Esto significa que el suscriptor no podrá negar su firma y su vínculo con el documento, ya que la firma digital goza de esta presunción legal.
• Firma electrónica: se encuentra definida en el Decreto 2364 de 2012 como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre que el método sea confiable y apropiado según los términos de la Ley. En palabras de la Superintendencia de Industria y Comercio, es “todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, y dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, las contraseñas, la criptografía, entre otros”.

Entidades como Certicámara S.A., precisamente, están debidamente autorizadas y acreditadas por organismos como el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) para la prestación de servicios de emisión de certificados de firma digital y otros tipos de firmas electrónicas certificadas.

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Tips para implementar la firma electrónica en contratos de trabajo

En ese sentido, dando alcance al decreto, es necesario que las empresas tengan en cuenta las siguientes recomendaciones al implementar la firma digital o electrónica de contratos de trabajo, de acuerdo con la vocera de Certicámara:

• Elegir entre la firma digital y la electrónica cuál debe ser el mecanismo más adecuado y conveniente.
• En el caso que se elija una firma electrónica, analizar muy bien el respaldo técnico y jurídico que brinda el proveedor del servicio. No es lo mismo contar con un proveedor que tenga el servicio acreditado a contar con uno que lo tenga.
• Considerar los requerimientos tecnológicos asociados a este proceso. El servicio de Certicámara, por ejemplo, no requiere instalar softwares en los equipos de la empresa o del trabajador. Simplemente, se accede a él a través de internet. La experiencia del usuario es fundamental.
• Las firmas electrónicas se generan por la validación de identidad de la persona, a través de preguntas reto contra las bases de datos de los burós de crédito o la validación a través de la biometría dactilar contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC). Lo que permiten es validar la identidad de la persona y generar una firma electrónica.

Lo más importante es tener garantías sobre la identidad del firmante. De esta manera, la compañía puede asegurarse de que no haya repudio sobre las firmas en el futuro.

Así se firma electrónicamente un contrato laboral

1. La empresa, por correo electrónico, envía a su nuevo colaborador el link del portal de su proveedor tecnológico.
2. El trabajador ingresa a la plataforma web y brinda la información que se le solicite, según el medio de autenticación elegido por la empresa. Puede escoger entre:
   • Responder un conjunto de preguntas reto según su historial financiero o crediticio.
   • Validar su identidad mediante una comparación de rostro y documento de identificación.
   • Validar su identidad mediante una comparación de su huella biométrica y los registros de la RNEC.
      
3. El sistema envía una clave de un solo uso al correo electrónico o al teléfono móvil registrado por el empleador para el trabajador.
4. El trabajador ingresa la clave y así genera la firma electrónica asociada a su contrato laboral vs. el mecanismo de validación de identidad.

Cinco datos que debes tener en cuenta sobre la firma electrónica de contratos laborales

 

 

 

 

 

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