Como la pandemia aún no es un tema superado y las medidas de bioseguridad siguen vigentes, las empresas están definiendo la mejor manera de retornar a sus lugares de trabajo garantizando condiciones adecuadas para sus trabajadores. Te contamos más aquí.

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Contenido del artículo

- Presencialidad, alternancia, teletrabajo: la apuesta de las empresas
- Recomendaciones para volver a la oficina de forma segura
     » Gestión de riesgos en el lugar de trabajo
- Alternancia: entre la casa, la oficina y el coworking
     » Coworking y riesgos laborales
- Liderazgo: clave en la era digital
- ¿Cuál es el modelo de trabajo del futuro?



Presencialidad, alternancia, teletrabajo: la apuesta de las empresas

Cuando empezó la pandemia, cerca de 100 trabajadores del área administrativa de las clínicas Eusalud en Bogotá (de los 600 empleados que tiene la organización) fueron enviados a trabajar desde sus casas. A la fecha, tan solo unos 40 han regresado a la oficina.

Según Guillermo Montagut, presidente de clínicas Eusalud, quienes han regresado son directivos de las sedes, por lo que su presencia es clave para atender situaciones que no pueden resolverse por medios virtuales.

En el caso de Lactalis Colombia, todo su personal administrativo aún trabaja desde casa. En la oficina solo realizan reuniones estratégicas en las que participa únicamente el equipo directivo para evitar riesgos de contagio con covid-19.

Iván López, director general de esta compañía que es dueña de marcas como Parmalat y Proleche, comenta que la planta, el área logística y la comercial operan bajo el modelo de presencialidad; pues, a pesar de las ventajas que brindan los canales digitales, la labor comercial aún requiere del contacto físico.

Bancolombia, igualmente, le apuesta al trabajo híbrido. Esta modalidad se ejecuta desde hace más de siete años con base en los criterios y posibilidades que permite la legislación colombiana. Además, desde hace unos años atrás se ha venido explorando, con el fin de promover la flexibilidad para los empleados y como una estrategia para aportar a la creación de ciudades sostenibles. 
 

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Viviana Díaz, gerente de Cultura y Gestión del Cambio de Bancolombia, explica que bajo los esquemas de teletrabajo y trabajo flexible (flexiwork) labora el 50 % de los 12.000 empleados de las sedes administrativas. Estos esquemas se combinan con la presencialidad en una nueva experiencia que el banco denomina “TrabajoB”.

¿Cuál de estos modelos de trabajo debe adoptar una compañía para mantener los niveles de productividad y enfrentar de manera adecuada la actual coyuntura? Esta pregunta se la están haciendo miles de empresas que todavía están en una disyuntiva entre volver al modelo presencial tradicional o aprovechar las ventajas o beneficios del trabajo en casa.
 

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Recomendaciones para volver a la oficina de forma segura

En las clínicas Eusalud, especializadas en ortopedia y ginecobstetricia, quienes están retornando a las oficinas son personas del área administrativa que realizan procesos transversales. Es decir, los relacionados con todas las sedes y en los que no se requiere atender público externo, como los procesos financieros, de contabilidad o tesorería. En este caso, se dispone del espacio libre de quienes laboran en casa, por lo que se puede cumplir con los protocolos de bioseguridad y garantizar el distanciamiento entre los empleados.

Además de estos aspectos, garantizar el bienestar de los empleados y el cumplimiento de las normas vigentes en cada región son esenciales. Bancolombia tiene cuatro características principales para coordinar el proceso de retorno de los empleados a las oficinas:

  1. Es gradual, porque no entran todos los empleados al mismo tiempo, sino que se vinculan paulatinamente y por grupos.
  2. Es controlado, porque acata las directrices de la Resolución 777 del 2 de junio de 2021 en términos de control de aforo en oficinas y zonas de alimentación.
  3. Es flexible, porque se ajusta al ritmo que imponga la pandemia, velando siempre por el cuidado de las personas.
  4. Es medible, lo que facilita verificar cómo es la experiencia de los empleados y realizar el cerco epidemiológico.

 

Testimonio sobre el Sistema Escalonado de Nuevo Normal Bancolombia

Paralelamente, la entidad está dotando las salas de reuniones con facilidades de audio y video que se adapten al trabajo híbrido y hagan que la experiencia tanto de los que trabajan en oficina como desde casa sea la mejor posible.


Gestión de riesgos en el lugar de trabajo

Carlos Alberto Velásquez, director nacional de Seguridad y Ambiente de ARL SURA, aconseja a quienes están retornando a sus oficinas tener en cuenta que existen dos dimensiones de riesgos que deben considerar.

Por un lado, está la pandemia. Por eso, ya sea que la empresa se plantee un modelo de trabajo presencial o la alternancia, es clave implementar o mantener los protocolos de bioseguridad generales y los que se ajusten a su actividad económica. La Resolución 777 del 2 de junio de 2021 establece una guía general para este proceso, con algunas recomendaciones:

Recomendaciones de bioseguridad para el retorno a las oficinas

“Por otro lado, las compañías tienen que continuar tomando las medidas de seguridad específicas que requiere su actividad económica. Esto incluye analizar riesgos en el sitio de trabajo, tomar medidas correctivas para que no se materialicen y usar los equipos de protección personal necesarios”, afirma Velásquez.
 

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Alternancia: entre la casa, la oficina y el coworking

Otras compañías están optando por direccionar a sus colaboradores a espacios de trabajo compartidos o de coworking, como los que ofrece la famosa inmobiliaria estadounidense WeWork. Especialmente, si no poseen oficinas propias o consideran que no es estratégico alquilar grandes edificios en una época en la que pocos van a ellos.

Estos espacios de coworking les ofrecen ventajas a los trabajadores como elegir su puesto de trabajo o usar salas completamente equipadas con dispositivos tecnológicos en las que no solo se pueden realizar reuniones, sino actividades que fortalezcan las relaciones interpersonales y favorezcan la colaboración en la organización. También se puede optar por las oficinas privadas.

Además, ahí encuentran espacios de ocio o entretenimiento y pueden acceder a servicios como los de secretaría, casillero para correspondencia o recepción de llamadas telefónicas. Al estar distribuidos en diferentes sectores de las ciudades, los coworking permiten a los trabajadores elegir el que les quede más cerca de casa con el fin de evitar gastos de tiempo o dinero en los desplazamientos.

En países como España e Italia, incluso, se está viviendo otro fenómeno: el de las empresas, especialmente de servicios, que se mudan completamente a un coworking, pues encuentran el ambiente perfecto para ser productivos y promover la innovación. Este es el caso de la firma de servicios inmobiliarios y gestión de inversiones Colliers International Italia, que hoy ocupa un piso de WeWork en Milán.

En este modelo se inspiró Bancolombia que, como parte de su apuesta por el trabajo híbrido, acude a una herramienta llamada BWork. Esta permite hacer un ejercicio similar al del coworking: con una semana de anticipación, cada empleado puede reservar el puesto de trabajo en la edificación de la entidad.

“Cuando una organización elige el trabajo híbrido, no se justifica que cada persona tenga un puesto de trabajo fijo en la oficina porque ya sabemos que podemos trabajar en cualquier lugar. Gracias a BWork podemos lograr flexibilidad y optimización en el uso de los espacios”, asegura Viviana Díaz, gerente de Cultura y Gestión del Cambio de Bancolombia.

Adicionalmente, gracias a esta modalidad, los empleados pueden elegir trabajar cerca de su equipo o de los miembros de otras áreas con las que realicen actividades de colaboración o cocreación. Se trata de que aprovechen la flexibilidad del trabajo híbrido en aras de lograr un desempeño extraordinario.


Coworking y riesgos laborales

El director nacional de Seguridad y Ambiente de ARL SURA, afirma que “el modelo de alternancia, que se generó como respuesta a la pandemia, ha demostrado ser eficiente para las organizaciones y ha funcionado como una barrera para evitar que el covid-19 se propague”.

En la práctica, esto redunda en beneficio de las organizaciones porque no solo significa que menos personas están expuestas a este peligro, sino que, al haber menos brotes, disminuyen las posibilidades de que se tenga que cerrar un área de la empresa o un servicio por un brote.

Adicionalmente, cuando se plantea la alternancia como el modelo que mejor se ajusta a la compañía, el experto de ARL Sura sugiere a las áreas de talento humano o expertos en Seguridad y Salud en el Trabajo:

  • Informar y capacitar a los colaboradores en promoción de la salud y prevención de riesgos tanto en su casa como en los espacios de coworking.
  • Para esto, se pueden apoyar de herramientas tecnológicas y de expertos que los orienten al hacer la inspección de esos espacios.
  • Si el coworking es propio de la empresa, esta tiene que tomar medidas de bioseguridad para prevenir las enfermedades de los colaboradores.

 

Testimonio sobre la modalidad de coworking


Liderazgo: clave en la era digital

En la actualidad, mientras que las compañías se debaten entre volver de lleno a sus oficinas u optar por el trabajo a distancia, cobra importancia el rol de los líderes, pues son en gran parte los responsables de que un equipo prefiera un modelo sobre otro.

Guillermo Montagut, presidente de Eusalud, dice que en su caso la decisión de volver a las oficinas depende, en gran medida, de lo que decidan los jefes inmediatos de cada equipo de trabajo, pues algunos tienen una mentalidad “antigua” y se inclinan hacia la presencialidad.

Testimonio sobre trabajo remoto y presencialidad

Para él, el foco de esa gestión no debe estar en el número de horas que trabaja una persona o en si llega temprano o no, sino en sus resultados o el cumplimiento de los objetivos del cargo para el que fue contratada. Se trata de manejar indicadores y entregables.

La gerente de Cultura y Gestión del Cambio de Bancolombia, Viviana Díaz, afirma que los nuevos esquemas de trabajo se están construyendo entre líderes y empleados, y que sus dinámicas se regulan a medida que encuentran mejores formas de relacionarse y ser productivos en un entorno digital.

De acuerdo con ella, “el trabajo híbrido permite tener lo mejor de los dos mundos: el fortalecimiento de relaciones o la cocreación que pueden ocurrir en la oficina, y la comodidad de trabajar desde casa y ahorrar el tiempo empleado en desplazamientos”.

Sin embargo, aún existen desafíos como lograr un mejor uso del tiempo, en este sentido, Bancolombia promueve el respeto por los horarios de trabajo y la realización de reuniones de 50 minutos para que los siguientes 10 minutos puedan usarse para hacer una pausa activa y prepararse para la próxima reunión o espacio programado.

Además, desde el área de Calidad de Vida, lidera programas virtuales para los trabajadores y sus familias relacionados con temas como salud física, salud mental y reconocimiento al desempeño de los equipos.


¿Cuál es el modelo de trabajo del futuro?

Testimonio sobre nuevas modalidades laborales

Guillermo Montagut coincide con él y vaticina que el 60 % de la gente que está trabajando en casa lo va a seguir haciendo, mientras que un 40 % va a volver a su sitio de trabajo, pero en la medida en que se incorporen nuevas generaciones, ese porcentaje va a disminuir.

“La gente saldrá emocionada a trabajar -dice-, pero una vez se encuentre con la realidad y el primer trancón, valorará lo que tenía cuando estaba trabajando en casa como una mejor calidad de vida, porque el tiempo que se gastaba en desplazamientos se puede usar en otras actividades, y la disminución de gastos”.

Las empresas también podrán beneficiarse de esta tendencia en términos financieros porque bajarán los costos de los servicios públicos. Incluso, podrán utilizar el espacio físico que quede libre para ampliar sus áreas de producción y generar mayores ingresos.

En el caso de Bancolombia, se espera que a diciembre de 2021 el 100 % del personal administrativo trabaje en la modalidad de tres días en casa y dos días en oficina, sin desconocer el deseo de quienes prefieren trabajar en la oficina tiempo completo, de quienes deben hacerlo por el perfil de su cargo o las disposiciones gubernamentales que se tomen para hacerle frente a la pandemia.

“Más allá de lo que se imponga, lo que está sucediendo es un llamado a empleados y organizaciones a pensar en la flexibilidad en el mundo laboral. Bancolombia tiene la convicción de que el trabajo híbrido mejora la experiencia del empleado, lo habilita para tener un desempeño extraordinario y crea condiciones de bienestar que permiten atraer y desarrollar al mejor talento. Esto va en función de nuestra cultura y propósito organizacional, que busca promover el desarrollo económico sostenible para lograr el bienestar de todos”, concluye Viviana Díaz, gerente de Cultura y Gestión del Cambio de Bancolombia.

La experiencia de los últimos meses ha permitido a empresas y empleados experimentar nuevos modelos de trabajo. Ahora se ven como viables diferentes modalidades de interacción laboral que, más allá de la coyuntura, podrían traer grandes ventajas para los trabajadores y para los negocios. ¿Cuál será el que implementarás en tu empresa?

 

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