Convierte tus facturas por cobrar en activos líquidos de manera más efectiva, siguiendo estos consejos que te permitirán conocer a fondo a los deudores, analizar su situación actual y asesorarlos para que cumplan con sus obligaciones financieras y fortalezcan su operación. Lee más aquí.

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Contenido del artículo

- Qué es la gestión de cobranza
- Las 3 etapas de la gestión de cobranza efectiva (Infografía)
- Oportunidades y retos que dejó la pandemia en términos de gestión de cobranza
- Claves para mejorar la cobranza


Qué es la gestión de cobranza

La coyuntura actual impone retos adicionales a las empresas en su proceso de cobranza. Hoy más que nunca deben considerar la realidad de quienes les adeudan para alcanzar acuerdos de pago que resulten efectivos para ambas partes y así conseguir el fin último: mejorar su liquidez.

La gestión de cobranza es el proceso para lograr el pago por un producto o servicio o cancelación de una deuda. Ese pago puede hacerse antes, durante o después de recibir el producto o servicio, según se haya pactado entre las partes. El objetivo de todo vendedor es que el cliente cumpla con las fechas acordadas de pago, si no es así, el vendedor debe darse a la tarea de hacer una gestión de cobranza.
Estas son las etapas de cobro que van desde antes de cumplirse la fecha de pago hasta procesos judiciales por el incumplimiento:

  1. Hacer una gestión preventiva de pago oportuno.
  2. Empezar una gestión administrativa de cobro.
  3. Emprender la gestión pre-jurídica, que aún no comprende un proceso judicial.
  4. Acudir a la gestión de cobro jurídico.

Así las cosas, ¿cuáles son las etapas del procedimiento de cobranza y cómo realizarlo? Para Carlos Guzmán González, experto en cobranzas con casi 20 años de trayectoria, son tres: planeación, gestión y seguimiento.

Las 3 etapas de la gestión de cobranza efectiva

Las 3 etapas de la gestión de cobranza efectiva

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Oportunidades y retos que dejó la pandemia en términos de gestión de cobranza

Según Carlos Guzmán González, en términos generales la pandemia generó tres tipos de escenarios que todo vendedor debería considerar para tomar acciones actualmente sobre la venta y cobro de productos/servicios:

 

  1. Número 1Empresas que venden productos básicos o de primera necesidad a grandes superficies o a compañías que no han dejado de operar durante la pandemia. Como la gestión u operación de estos negocios no se ha visto afectada, una alternativa es mantener o incluso crecer sus opciones de crédito con el fin de que no disminuyan sus compras.


     
  2. Número 2Empresas cuya actividad económica se vio afectada tangencialmente por la pandemia, como el mantenimiento o venta de vehículos. El asesor de cobranza debe conocer cuál es la problemática que experimentan estas empresas y qué requieren para que no se estanquen. En este caso, es vital considerar los plazos de los acuerdos, pues un alivio de un mes, por ejemplo, no ayuda a que el deudor recupere su flujo de caja.

     
  3. Número 3Empresas que se vieron afectadas directamente por la pandemia, como los restaurantes. En este caso, es clave que el profesional de gestión de cobranzas se acerque a los directivos de la compañía para analizar las posibilidades que existen de que se recupere o no. Si el negocio tiene potencial de recuperarse, para él son un alivio los meses de gracia para el pago de la deuda o condonación de la misma si existe el compromiso de realizar mayores negocios a futuro.

    Por otro lado, si el resultado del análisis es que la empresa no tiene posibilidades de recuperarse, la mejor alternativa es que se acoja a un proceso de liquidación, reorganización empresarial o Ley de Insolvencia.

     

 

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Claves para mejorar la cobranza

  1. Sistematiza el proceso de cobranza
    Digitalizar el proceso a través de un software de gestión de cobranza te permite aumentar la productividad y la eficiencia de tu equipo de cobro. Puedes segmentar tus clientes, medir cómo va la cobranza, tener todo un sistema para contactar a los clientes de manera omnicanal (automatizar el envío de recordatorios por correo electrónico, WhatsApp, mensajes de voz…), monitorear el tiempo real, entre otros.

    Una de las empresas que ofrece este servicio en el país se trata de EDN Colombia, quien creó la plataforma llamada Dito para ayudar a las pequeñas y medianas empresas con la gestión de cobranzas. A través de Dito puedes controlar los flujos de compra y venta, automatizar mensajes de cobranza para que lleguen vía SMS o email a sus clientes, explica María Claudia Cañaveral, gerente general de esta organización.

    Esta función se puede parametrizar a partir de la política de cobranza de la compañía, el perfil de cada deudor, la periodicidad o la anticipación requerida. EDN Colombia, igualmente, cuenta con una solución para grandes empresas que se denomina CDC (Colaboración Digital con Clientes) y funciona de forma similar.
     
  2. Genera facilidades en los medios de pago
    Abrir la mayor cantidad de canales de pago ayuda a que los clientes cumplan con sus obligaciones y se agiliza también el proceso de cobro. Plataformas como Dito, de EDN Colombia, integran la pasarela de pago Wompi, de Bancolombia. ¿Qué puedes hacer?:
    1. Incluir un link a Wompi en los recordatorios automatizados que Dito les envía a los clientes a través de mensaje de texto o email para que generen el pago por esa pasarela, PSE o tarjeta de crédito.
    2. Wompi también recopila información sobre las transacciones para que cada cliente sepa qué obligaciones se han pagado por esta vía.
    3. No tienes restricciones con respecto al monto de dinero que se maneja por esta plataforma, pues el usuario tiene la capacidad de configurar su rango preferido al registrarse.
    Es toda una experiencia de pago rápido y oportuno.
     
  3. Mantén la comunicación constante con los clientes
    Construir y sobre todo cuidar la relación antes, durante y después del pago es fundamental. Puedes enviar recordatorios antes de que se venza la fecha de pago, disponer tus canales digitales para que los clientes puedan hacer sus consultas y recuerda que la cobranza se vuelve un tema de asesoramiento y guía, según el experto Carlos Guzmán González.

    Al respecto, la propuesta de valor de EDN consiste en ofrecer soluciones para todo el ciclo: “las plataformas son completas porque facilitan la relación con el cliente durante todo el ciclo comercial, desde que se hace la venta, se recibe el pedido y se emite la factura electrónica. No requieren de grandes inversiones y sí ofrecen beneficios para recuperar la cartera de una manera más eficiente”, concluye María Claudia Cañaveral.

 

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Si las condiciones pactadas en el acuerdo de pago se están dando, pero el deudor aún no puede cumplir con el acuerdo, es viable acudir a una reestructuración del mismo. Sin embargo, si el deudor no está haciendo lo necesario operativamente para cumplir el acuerdo, el gestor de cobranza tendría que procurar que lo haga para que obtenga liquidez, afirma el experto en cobranzas.

 

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