Gestionar correctamente las incapacidades de los trabajadores es clave para garantizar su salud, para asegurar la continuidad de los procesos que están a cargo del trabajador e, incluso, para la estabilidad financiera de las empresas. Conoce aquí todo lo que debes saber sobre el tema.

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Contenido del artículo

- La importancia de realizar una buena gestión de las incapacidades laborales
- Incapacidades de origen común: trámite y recobro
- Incapacidades asociadas a riesgos laborales
- Principales diferencias de las incapacidades de origen común y las asociadas a riesgos laborales
- Conoce los riesgos de una gestión inadecuada de incapacidades


La importancia de realizar una buena gestión de las incapacidades laborales

Ese lumbago o insoportable dolor en la parte inferior de la espalda, el síndrome del túnel carpiano y los problemas oculares son los motivos más frecuentes de incapacidad laboral en Colombia. A estos, por cuenta de la pandemia, hay que agregar un par de dolencias que antes no tenían mucho protagonismo: las psicológicas y psiquiátricas.

De acuerdo con Diego Mauricio Acevedo, abogado asociado de la Unidad de Derecho Laboral de Cuberos Cortés Gutiérrez Abogados SAS, en el último año, se han incrementado las incapacidades relacionadas con la aversión al encierro, la falta de interacción social, el cansancio físico o dolores permanentes, y la zozobra generada por el acceso fácil y rápido a fuentes de información que no son ciento por ciento confiables.

Y la gestión de las incapacidades derivadas de este tipo de dolencias es un asunto muy serio, pues, según el abogado Acevedo, la seguridad social es una obligación derivada del contrato de trabajo y un derecho que adquiere el trabajador como parte integral de la sociedad.

Las incapacidades laborales se entienden como cualquier estado de afectación en la salud física o mental que impida de manera temporal o permanente la prestación adecuada de un servicio por parte de un trabajador. Cabe anotar que no toda incapacidad genera una discapacidad ni una invalidez.

Al realizar el procedimiento de gestión de incapacidades laborales se debe tener en cuenta que estas representan derechos y obligaciones tanto para el empleador como para el empleado. Estas están contenidas en el Decreto 0019 de 2012 que, entre otros, habla sobre el trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad o paternidad.

En la práctica el trabajador tiene el derecho a mantener la estabilidad en su contrato de trabajo y su fuente de ingresos mientras supere sus problemas de salud, en lo que se refiere a incapacidades médicas. Así mismo, adquiere la responsabilidad de reportarlos de manera oportuna para que pueda acceder a su salario.

Los empleadores, por su parte, deben efectuar el trámite de la transcripción de la incapacidad ante la EPS (Entidad Prestadora de Salud) del trabajador y gestionar el recobro de la misma.

Incapacidades de origen común: trámite y recobro

En Colombia, las incapacidades se clasifican en dos grupos o dos sistemas de aseguramiento desde el punto de vista médico: las de origen común y las de origen laboral que, según el abogado Diego Mauricio Acevedo, se definen según la circunstancia que cause la enfermedad.

El procedimiento de incapacidades laborales de origen común es el siguiente:

  1. El trabajador, que tiene una dolencia no asociada a su trabajo, debe ver a un médico para que le expida el certificado de incapacidad.
  2. Luego, el trabajador debe hacer el reporte de la incapacidad al empleador.
  3. El empleador debe corroborar la información y validar la posibilidad de efectuar el pago del salario al trabajador durante su incapacidad.
  4. Adicionalmente, el empleador debe efectuar el trámite de transcripción ante la EPS, para luego realizar el recobro del dinero pagado al trabajador.

 

No existe un término legal para efectuar la transcripción y depende de los plazos que determine cada EPS. Una vez se surta este trámite, el empleador puede realizar el recobro por la incapacidad de su trabajador. Según la Ley 1438 de 2011, para esto tiene un plazo de tres años que cuentan desde que se hizo el pago al trabajador, siempre y cuando se haya realizado la transcripción.

Cabe aclarar que el acceso a la salud de sus empleados es como una póliza de seguro que las empresas contratan con las EPS y pueden afectarlas cuando se genera una contingencia como una enfermedad de origen común. Esta afectación solo se puede hacer desde el tercer día de incapacidad. Por lo tanto, según el Decreto 2943 de 2013, los dos primeros días corren por cuenta del empleador, por lo que no puede recobrarlos.

Entre el día tres y el 180, sí se puede solicitar el recobro a la EPS. No existe una norma actualizada en ese sentido. Sin embargo, se aplica el precepto de que, en el periodo de tiempo mencionado, el valor del pago al trabajador corresponde al 66,66 % de su salario, o al 100 % si devenga el salario mínimo.

Cuando la incapacidad excede los 180 días, la organización debe revisar si el caso pasa a la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) que, a su vez, determina si es viable continuar con un proceso médico y la incapacidad que este genera o si la persona aplica para una pensión de invalidez dada su pérdida de capacidad laboral.

Las AFP, entonces, asumen el caso hasta el día 540. A partir del día 541, nuevamente, las EPS asumen la responsabilidad del pago de incapacidades de origen laboral, pero la normativa actual no establece hasta cuándo.

Incapacidades asociadas a riesgos laborales

Las incapacidades por riesgos laborales, por otro lado, son las relacionadas con problemas de salud inherentes a la actividad que realiza un trabajador. En este caso, las empresas ya no deben afectar la póliza que tienen con las EPS, sino con las ARL (Administradora de Riesgos Laborales).

“Las ARL no tienen una red de cobertura médica, como sí la tienen las EPS, entonces entre ellas manejan el tema médico asistencial, que corre a cargo de las Redes Integradas de Prestadores de Servicios en Salud, pero afectando la póliza de riesgos laborales, es decir que es la ARL la que va a pagar al trabajador”, explica el experto de Cuberos Cortés Gutiérrez Abogados SAS.

Este cubrimiento empieza desde el primer día de la incapacidad y corresponde al 100% de lo que el trabajador tiene como ingreso base de liquidación de esa prestación social, o sea que no se ve afectado su ingreso.

Cuando una incapacidad por riesgos laborales excede los 180 días, se puede prorrogar hasta los 360 días, pues no se busca solo afectar o no una póliza, sino aportar a la estabilidad del trabajador y su grupo familiar, así como acompañarlo hasta que se recupere.

“Este proceso es más expedito en términos de calificaciones del trabajador y manejo de rehabilitaciones. No se trata de decir que una persona tiene el 30% de pérdida de su capacidad laboral, sino de lo que puede lograr con el otro 70% para volver a ser productivo”, dice el experto.

 

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Principales diferencias de las incapacidades de origen común y las asociadas a riesgos laborales

Estas son las diferencias entre las incapacidades asociadas a riesgos laborales y las de origen común

Conoce los riesgos de una gestión inadecuada de incapacidades

¿Qué ocurre cuando una empresa no gestiona adecuadamente sus incapacidades? Básicamente, se puede ver expuesta a riesgos de diversa índole que conviene evitar y que el abogado Diego Mauricio Acevedo resume así:

Riesgo económico Riesgo económico: si un empleado no presenta la incapacidad a la empresa, esta no puede realizar ningún recobro. Por otro lado, algunas empresas prefieren no recobrar las incapacidades de pocos días porque es más el gasto administrativo que este proceso les genera. En este caso, lo aconsejable es que agrupen las incapacidades mensuales, por ejemplo, de manera que realicen los trámites de transcripción y recobro a tiempo y eviten pérdidas de dinero.
Riesgo jurídico Riesgo jurídico: los empleados pueden caer en conductas abusivas como no seguir su tratamiento médico. Si no se tiene una trazabilidad de los procesos, es imposible detectar y corregir este tipo de situaciones contempladas en el Decreto 1333 de 2018.
Riesgo reputacional Riesgo reputacional: los indicadores de incapacidad generan alarmas sobre procedimientos que no se están llevando a cabo de la mejor forma en la compañía. No contar con estos indicadores resulta riesgoso porque así no se pueden resolver los problemas del trabajador o su entorno.
Riesgo de clima organizacional Riesgo de clima organizacional: una incapacidad que no se gestiona correctamente puede conducir a que otros empleados adopten comportamientos que pueden poner en riesgo su salud y la estabilidad del negocio o a que se desatienda a los que sí requieren soporte en términos físicos o mentales.

Para mitigar algunos de estos riesgos, algunas EPS cuentan con portales web en los que los trabajadores pueden reportar sus incapacidades, pero más allá de esto existe el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). Este portal se creó con el fin de facilitar a los ciudadanos la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y el reporte de novedades.

“Lo que se pretende es que este sistema esté tan articulado que el médico tratante pueda subir directamente el certificado de incapacidad de sus pacientes, para evitar tanta intermediación, y que los empleadores puedan acceder a ese sistema para verificar la información de sus trabajadores y así evitar el engorroso proceso de transcripción y recobro al que se ven sometidos hoy”, asegura Diego Mauricio Acevedo.

Este sistema ya está implementado, pero hoy se atraviesa por una etapa de transición del papel hacia la digitalización.

La gestión oportuna de las incapacidades trae ventajas tanto para el trabajador como para el empleador. Reconocer el tipo de incapacidad y los procedimientos es importante para acceder a los beneficios que por ley tiene cada uno.

 

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