Documentos de exportación en Colombia
En el proceso de exportación la etapa más relevante son los documentos requeridos y las especificaciones de estos para hacer los trámites y la gestión aduanera adecuada y oportuna.
Factura comercial
El primer paso de la documentación es garantizar que la factura comercial expedida al cliente, bien sea en inglés o español, cumpla con todos los requisitos determinados por la ley, esta debe incluir:
- Consecutivo de facturación.
- Periodo.
- Valor de la negociación y moneda en la cual se negocia.
- Cantidades de producto objeto de la negociación.
- Subpartida arancelaria.
- Descripción de los productos.
- Incoterm o término de negociación que se está utilizando.
- Forma de pago de la negociación.
- Información completa de quién actúa como exportador y el importador o comprador.
Lista de empaque
Aunque no es un documento obligatorio, se recomienda anexarla porque permite identificar y manipular la mercancía cumpliendo con los procedimientos aduaneros o inspecciones que se realicen de la carga, tanto en origen como en destino. La lista debe indicar la siguiente información:
- Lugar y fecha de embarque.
- Número de pedido.
- Indicación de la factura a la que corresponde.
- Fecha, nombre y razón social del vendedor y comprador.
- Cantidad, denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía, con identificación de marcas.
- Numeración del tipo de embalaje y el contenido de cada uno de ellos.
- Peso bruto y neto.
- Volumen de la carga.
Vistos buenos
Hay productos de libre exportación y otros bienes que sí requieren el registro o visto bueno de algunas autoridades especiales en el territorio nacional. Este requisito depende de las características del producto a exportar y los trámites respectivos se realizan a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE).
Carta de responsabilidad
Es un documento clave en el proceso de exportación y su objetivo es acompañar las mercancías durante su desplazamiento en territorio nacional. En este caso, los exportadores certifican ante la Policía , en la Ventanilla Única de Comercio Exterior – VUCE, que las mercancías objeto que salen del país no llevan ningún tipo de contaminación, armas, explosivos e inclusive precursores químicos que sean considerados o tipificados como estupefaciente o elementos restrictivos.
Todas las mercancías exportadas desde Colombia, están sometidas o sujetas a la inspección de las autoridades, que determinará el método a utilizar de los disponibles: inspecciones físicas, con biosensores (como el uso de perros entrenados) o mediante escáneres.
Certificado de Origen
Los bienes con certificado de origen deben cumplir la condición de ser originarios de Colombia en el marco del acuerdo comercial que aplique dependiendo del destino al que vayas a exportar y contar con el Registro de Producción.
El Registro de Producción Nacional se gestiona a través de la VUCE. Para diligenciar el formulario correctamente, consulta el Manual en la sección de Ayuda - Registros de Productores de Bienes Nacionales. Este documento indica el paso a paso de este procedimiento.
Si el país al que vas a exportar no tiene acuerdo comercial con Colombia, no es necesario emitir este documento.
Otros documentos exigidos para exportar
Existen otros documentos que pueden ser parte de tu proceso de exportación como:
Las fichas técnicas: estas sirven para simplificar el manejo de las mercancías por parte del importador.
Fichas de manipulación del producto: para el caso de bienes sensibles que pueden sufrir daños si se manejan de manera inadecuada.
El seguro: no es obligatorio, a no ser que el término de negociación Incoterm así lo indique. En cualquier caso, los expertos recomiendan asegurar la mercancía en el proceso exportador para cubrir cualquier daño eventual o pérdida que se pueda presentar en alguna de las fases del proceso, en particular durante la inspección física o en el transporte desde el sitio de producción hasta el puerto o lugar de embarque.